Problematyczne faktury: jak upłynnić zarządzanie bazą dokumentów?
Szacuje się, że firmy przetwarzające dane osobowe swoich klientów, a co za tym idzie, przechowujące związane z nimi dokumenty, faktury, umowy i rachunki, wydają średnio około 10% swojego budżetu na koszta związane z przechowywaniem, archiwizowaniem i obiegiem takiej dokumentacji. Istnieją jednak skuteczne sposoby na to, aby tę dziesiątą część budżetu jeszcze bardziej zmniejszyć: wprowadzając przykładowo nowoczesne rozwiązania dotyczące zarządzania fakturami i firmową dokumentacją.
Komputerowe bazy danych
Podstawowym sposobem jest cyfryzacja firmy i zmiana papierowego archiwum na cyfrowe oraz ograniczenie tworzenia papierowej dokumentacji dla nowych klientów. W praktyce firmy zachęcają więc do korzystania z faktur elektronicznych, przyznają za to finansowe bonusy lub przygotowują korzystniejsze umowy dla osób zdecydowanych na taką formę otrzymywania rachunków. Przejście z tradycyjnych do komputerowych baz danych ma jednak nie tylko znaczenie środowiskowe, chociaż niewątpliwie poprawia wizerunek firmy jako proekologicznej. W dużej mierze takie cyfrowe zarządzanie fakturami i dokumentacją jest znacznym ułatwieniem dla samych pracowników, klientów oraz działów kierowniczych i zarządu.
www.primesoft.pl
Zysk dla każdego
W przypadku tych ostatnich dzięki elektronicznemu obiegowi informacji mogą o wiele łatwiej kontrolować i analizować trendy na rynku oraz preferencje swoich klientów. Klienci otrzymują faktury i inne dokumenty w formie elektronicznej, nie zgubią ich więc ani przypadkowo nie wyrzucą. Pracownicy natomiast zyskują o wiele większą mobilność i elastyczność poprzez dostęp do komputerowych serwerów z bazami danych, zeskanowanymi dokumentami, umowami i fakturami. Skraca się więc automatycznie również czas przekazywania informacji pomiędzy różnymi oddziałami firmy.
Programy i aplikacje
Upłynnienie zarządzania fakturami sprawia, że firma działa znaczni wydajniej i efektywniej, a pracownicy zostają odciążeni z obowiązku dbania o papierowe archiwa. Współczesne wersje cyfrowego systemu obiegu dokumentów pozwalają natomiast na bardzo łatwe zarządzanie nimi: logować można się przez urządzenia stacjonarne lub przenośne dzięki specjalnym dedykowanym aplikacjom. Wystarczą odpowiednie uprawnienia, aby pracownik miał dostęp do bazy danych, bazy faktur, bazy umów lub jakiejkolwiek innej bazy firmowej z poziomu własnego telefonu komórkowego, tabletu lub laptopa. Programy i aplikacje do zarządzania fakturami mogą być dowolnie modyfikowane i dostosowywane do aktualnych potrzeb danej firmy np. w zakresie zwiększenia funkcjonalności lub podniesienia poziomu bezpieczeństwa.